क्र.सं.

सेवा तथा कार्यको विवरण

आवश्यक पर्ने कागजात तथा पूरा हुनुपर्ने प्रक्रिया

लाग्ने समय

लाग्ने दस्तुर

जिम्मेवार शाखा

गुनासो सुन्ने अधिकारी

कैफियत

1.

दस्तखत नमूना प्रमाणित गर्ने।

• कार्यालयको अनुरोध पत्र।
• कार्यालय प्रमुख/आर्थिक प्रशासन शाखा प्रमुखको रमाना, पदस्थापन र निजको हाजिर भएको जानकारी पत्रको प्रतिलिपी।
• भुक्तानी आदेशमा दस्तखत गर्ने कार्यालय प्रमुख वा निजले तोकेको अधिकार प्राप्त अधिकारी र आर्थिक प्रशासन शाखा प्रमुखको दस्तखत नमूना भएको कार्ड।

पत्र प्राप्त भएकै दिन

नलाग्ने

कोष व्यवस्थापन शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

2.

प्रणालीहरूको युजर र पासवर्ड उपलब्ध गराउने।

• प्रयोगकर्ताको विवरण खुलेको कार्यालयको पत्र।

पत्र प्राप्त भएकै दिन

नलाग्ने

कोष व्यवस्थापन शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

3.

भुक्तानी आदेश अनुसारको भुक्तानी निकासा गर्ने। (विनियोजन तर्फ)

• LMBIS मा स्वीकृत वार्षिक कार्यक्रम।
• आधिकारिक कर्मचारीहरूको दस्तखत भएको भुक्तानी आदेश।

देहायको प्रक्रिया पुगेको अवस्था:

• मासिक फाँटवारीहरू प्राप्त भएको।
• आ.व.को पहिलो पटक भुक्तानी निकासाका लागि गत वर्षको वार्षिक आर्थिक विवरण र अन्य वार्षिक विवरण पेश भइसकेको।
• वैदेशिक सहायता समावेश भएको बजेटको हकमा वैदेशिक स्रोतको फुकुवा भएको।
• तोकिएको भौतिक प्रगति पुगेको।
• यस कार्यालयबाट माग भएका अन्य विवरण प्राप्त भएको।
• बजेट कार्यान्वयन तथ अन्य विषयमा नेपाल सरकारबाट जारी निर्देशनहरूको कार्यान्वयन भएको।

TSA प्रणालीमा अनुरोध भई सक्कल भुक्तानी आदेश प्राप्त भएकै दिन

नलाग्ने

कोष व्यवस्थाप शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

4.

भुक्तानी आदेश अनुसारको भुक्तानी निकासा गर्ने। (धरौटी र विविध तर्फ)

• आधिकारिक कर्मचारीहरूको दस्तखत भएको भुक्तानी आदेश।

देहायको प्रक्रिया पुगेको अवस्था:

• मासिक फाँटवारीहरू प्राप्त भएको।
• आ.व.को पहिलो पटक भुक्तानी निकासाका लागि गत वर्षको वार्षिक आर्थिक विवरण र अन्य वार्षिक विवरण पेश भइसकेको।
• यस कार्यालयबाट माग भएका अन्य विवरण प्राप्त भएको।
• यस कार्यालयसँग आम्दानी/खर्चको हिसाब भिडान गरेको र हिसाब भिडेको।
• विविध रकमको हकमा कार्यक्रम खुलेको।

TSA प्रणालीमा अनुरोध भई सक्कल भुक्तानी आदेश प्राप्त भएकै दिन

नलाग्ने

कोष व्यवस्थाप शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

5.

स्थानीय तहलाई अनुदान निकासा पठाउने। (समानीकरण, विशेष, सशर्त र समपुरक अनुदान)

• SuTRA प्रणालीबाट तयार भएको खर्चको प्रतिवेदन र भौतिक प्रगति प्रतिवेदन।
• निकासाको अनुरोध पत्र।
• पहिलो किस्ता निकासाको लागि अघिल्लो आ.व.को वित्तीय प्रतिवेदन प्राप्त भएको, निकासा खर्चहरू यस कार्यालयसँग भिडेको र खर्च नभई बाँकी रहेको अनुदान रकम सम्बन्धित खातामा फिर्ता भएको बैंक भौचर लगायतका विवरण।

देहायको प्रक्रिया पुगेको अवस्था:

• वैदेशिक सहायत समावेश भएको बजेटको हकमा वैदेशिक स्रोत फुकुवा भएको।
• बजेट कार्यान्वयन, अनुदान निकासा तथा यस विषयमा नेपाल सरकार वा सम्बन्धित मन्त्रालयबाट जारी निर्देशनहरूको पालना भएको।
• यस कार्यालयबाट कुनै विवरण माग भएको भए सोको विवरण प्राप्त भएको।

माग भएको तीन दिनभित्र

नलाग्ने

प्रशासन, निवृत्तिभरण व्यवस्थापन तथा अन्तरसरकारी वित्त समन्वय शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

6.

अर्थ बजेटको निकासा पठाउने। (औषधी उपचार, संचित विदा र उपदानको बजेट कायम गर्ने)

• भुक्तानी पाउने विषयमा गरिएको सम्बन्धित किताबखानाको पत्र वा सिफारिसको सक्कल प्रति।
• कार्यालयको निकासा अनुरोध पत्र।
• संचित विदाको हकमा विदा बाँकीको विवरण र रकम गणनाको विवरण।
• नोकरी अवधि एकिन गर्ने कागजातहरू शुरु नियुक्ति र अवकाश पत्र।

सोही दिन

नलाग्ने

प्रशासन, निवृत्तिभरण व्यवस्थापन तथा अन्तरसरकारी वित्त समन्वय शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

7.

तलवी प्रतिवेदन पारित गर्ने। (निजामती तर्फ)

• कार्यालयको स्वीकृत दरबन्दीको विवरण।
• आ.व. 2054/055 भन्दा अगाडी नियुक्त कर्मचारीको निजामती किताबखानाबाट एक पटक पारित भएको तलवी प्रतिवेदन। (निजको हालसम्म पनि पारित नभएको वा पहिलो पटक पारित गर्नुपर्ने अवस्थामा)
• आ.व. 2054/055 भन्दा पछि नियुक्त कर्मचारीहरूको हकमा सिटरोल दर्ता वा कर्मचारी संकेत नम्बर।(पहिलो पटक पारित गर्दा)
• पहिलो तलवी प्रतिवेदन पारित गर्ने कर्मचारीका हकमा शुरु नियुक्ति र बढुवा नियुक्ति पत्रहरूको प्रतिलिपी, निजामती किताबखानामा दर्ता भएको सिटरोल नम्बर/कर्मचारी संकेत नम्बर।
• तलवी प्रतिवेदन पारित गर्नका लागि पेश भएको आर्थिक वर्षको ठिक अघिल्लो आर्थिक वर्षमा पारित भएको तलवी प्रतिवेदनको प्रतिलिपी।
• ग्रेड थप पुरस्कार पाएको भए सो सम्बन्धी प्रमाण कागजात।
• प्रस्तावित तलवी प्रतिवेदनको -3 प्रति (नेपाली कागजमा)।
• कार्यालयको अनुरोध पत्र।

तलवी प्रतिवेदन पारित गराउनुपर्ने कर्मचारी संख्या हेरी प्राप्त भएको सात दिन भित्र

नलाग्ने

आन्तरिक लेखापरीक्षण शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

8.

तलवी प्रतिवेदन पारित गर्ने। (नेपाल प्रहरी, सशस्त्र प्रहरी र राष्ट्रिय अनुसन्धान तर्फ)

• कार्यालयको स्वीकृत दरबन्दीको विवरण।
• पहिलो तलवी प्रतिवेदन पारित गर्ने कर्मचारीका हकमा शुरु नियुक्ति र बढुवा नियुक्ति पत्रहरूको प्रतिलिपी, सम्बन्धित किताबखानामा दर्ता भएको सिटरोल नम्बर/कर्मचारी संकेत नम्बर।
• तलवी प्रतिवेदन पारित गर्नका लागि पेश भएको आर्थिक वर्षको ठिक अघिल्लो आर्थिक वर्षमा पारित भएको तलवी प्रतिवेदनको प्रतिलिपी।
• ग्रेड थप पुरस्कार पाएको भए सो सम्बन्धी प्रमाण कागजात।
• प्रस्तावित तलवी प्रतिवेदनको -3 प्रति (नेपाली कागजमा)।
• कार्यालयको अनुरोध पत्र।

तलवी प्रतिवेदन पारित गराउनुपर्ने कर्मचारी संख्या हेरी प्राप्त भएको सात दिन भित्र

नलाग्ने

आन्तरिक लेखापरीक्षण शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

9.

ग्रेड मिलान गर्ने।

• बढुवा हुनुभन्दा अघिल्लो वर्षमा पारित भएको तलवी प्रतिवेदनको प्रतिलिपी।
• बढुवा नियुक्ति प्रत्रको प्रतिलिपी।
• मिलान हुनपर्ने ग्रेड रकम र संख्या एकिन भएको कार्यालयको पत्र।

सोही दिन

नलाग्ने

आन्तरिक लेखापरीक्षण शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

10.

पारिवारिक निवृत्तिभरण अधिकारपत्र प्रदान गर्ने।

• पारिवारिक निवृत्तिभरण पाउने हकवालाको निवेदन।
• निवृत्तिभरकको मृत्युदर्ता प्रमाणपत्रको प्रतिलिपी।
• सम्बन्धित स्थानीय तहको वडा कार्यालयको सिफारिस पत्र।
• सक्कल निवृत्तिभरण अधिकारपत्र।
• विवाह दर्ता प्रमाणपत्र।
• पारिवारिक निवृत्तिभरण पाउने हकवाला व्यक्तिको नाता प्रमाणित, नागरिकता प्रमाणपत्रको प्रतिलिपी (मृतकको समेत) र 3 प्रति पासपोर्ट साइजको फोटो।
• निवृत्तिभरण खाताको बैंक स्टेटमेन्ट।

सोही दिन

नलाग्ने

प्रशासन, निवृत्तिभरण व्यवस्थापन तथा अन्तरसरकारी वित्त समन्वय शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

11.

निवृत्तिभरण अधिकारपत्रको प्रतिलिपी प्रदान गर्ने। (हराएमा/नष्ट भएमा वा पाना सकिएमा)

• अधिकारपत्र वाहकको निवेदन।
• अधिकारपत्र हराएको वा नष्ट भएको सम्बन्धमा सम्बन्धित प्रहरी कार्यालयको सिफारिस पत्र।
• बैंक स्टेटमेन्ट।
• तोकिएको दस्तुर यस कार्यालयको नाममा दाखिला गरेको सक्कल बैंक भौचर।
• अधिकारपत्र वाहकको पासपोर्ट साइजको फोटो -3 प्रति र इच्छाइएको व्यक्तिको फोटो -2 प्रति।

सोही दिन

पाना सकिएको हकमा नलाग्ने र

हराएको र नष्ट भएको हकमा पहिलो पटक रु.300/- र त्यसपछि रु. 500/-

प्रशासन, निवृत्तिभरण व्यवस्थापन तथा अन्तरसरकारी वित्त समन्वय शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

12

कानूनमा तोकिएको उमेर पुगेका निवृत्तिभरकलाई निवृत्तिभरण रकममा तोकिएको प्रतिशत वृद्धि गर्ने।

• अधिकारपत्र वाहकको निवेदन।
• बैंक स्टेटमेन्ट।
• निवृत्तिभरण अधिकारपत्र।
• नेपाली नागरिकताको प्रमाणपत्रको प्रतिलिपी।

सोही दिन

नलाग्ने

प्रशासन, निवृत्तिभरण व्यवस्थापन तथा अन्तरसरकारी वित्त समन्वय शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

13.

भुक्तानी रकमको हिसाब मिलान गर्ने।

• अधिकारपत्र वाहकको निवेदन।
• बैंक स्टेटमेन्ट।
• सक्कल निवृत्तिभरण अधिकारपत्र।
• विदेश गएको हकमा राहदानीको प्रतिलिपी।

सोही दिन

नलाग्ने

प्रशासन, निवृत्तिभरण व्यवस्थापन तथा अन्तरसरकारी वित्त समन्वय शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

14.

प्रत्येक त्रैमासिक अवधिको आर्थिक कारोबारको आन्तरिक लेखापरीक्षण गर्ने।

• सम्बन्धित कार्यालयले आन्तरिक लेखापरीक्षणका क्रममा कागजातहरू पेश गर्नुपर्ने।

आ.ले.प. कार्ययोजना अनुसार

नलाग्ने

आन्तरिक लेखापरीक्षण शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

15.

आन्तरिक लेखापरीक्षण प्रतिवेदन उपलब्ध गराउने।

• त्रैमासिक आन्तरिक लेखापरीक्षणको कार्य सम्पन्न भएको हुनुपर्ने।

आन्तरिक लेखापरीक्षण सम्पन्न भएको एक महिनाभित्र।

नलाग्ने

आन्तरिक लेखापरीक्षण शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

16.

आन्तरिक लेखापरीक्षणबाट देखिएका कैफियत तथा बेरुजु फर्छ्यौट गर्ने।

• आ.ले.प. प्रतिवेदनमा कायम बेरुजु फर्छ्यौटका लागि आवश्यक कागजातहरू पेश गर्नुपर्ने।

त्रैमासिक प्रतिवेदनको हकमा अर्को त्रैमासिक अवधिभित्र र वार्षिक प्रतिवेदनको हकमा अन्तिम लेखापरीक्षण हुनुभन्दा अगावै।

नलाग्ने

आन्तरिक लेखापरीक्षण शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

17.

वार्षिक वित्तीय विवरणहरू प्रमाणित गर्ने।

• विनियोजन, राजस्व, धरौटी, कार्यसञ्चालन कोष तथ अन्य कोषहरूको आर्थिक विवरण, पेश्की बाँकीको विवरण, सम्पत्ति तथा जिन्सी सम्बन्धी विवरण र वार्षिक कार्यसम्पादन प्रतिवेदन।

प्राप्त भएको सात दिनभिनत्र।

नलाग्ने

कोष व्यवस्थापन शाखा र आन्तरिक लेखापरीक्षण शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक

18.

फरक कार्यालय कोडमा राजस्व जम्मा भएमा कार्यालय कोड संशोधन गर्ने।

• रकम जम्मा भएको कार्यालयको सेवा नलिएको भन्ने बेहोराको पत्र।
• रकम जम्मा भएको सक्कल बैंक भौचर।

सोही दिन।

नलाग्ने

कोष व्यवस्थापन शाखा

प्रमुख कोष नियन्त्रक